Модуль “Фінанси” системи BACK-OFFICE (далі BO) призначений для обліку руху грошових коштів Компанії: надходження коштів, тобто платежі приходу (наприклад, страхові премії, їх розподіленого на договору страхування), вибуття коштів, тобто платежі витрати (наприклад, виплати врегулювання, їх прив’язка до страхових справах та ін.).

Суперкористувач має право виконувати будь-які дії в даному модулі. Також, для виконання деяких завдань в модулі призначені ролі Фінансист, Фінансист ГО. Інші користувачі мають право працювати з модулем в залежності від назначеннних їм привілеїв.

Платежі

Модуль “Фінанси” — “Платежі” призначений для виконання різних дій з платежами:

• пошук і перегляд платежів
• установка виду платежу
• розподіл платежів
• розподіл платежу
• формування взаємозаліків,
• переміщення платежів між підрозділами
• повернення платежів
• редагування платежів
• видалення платежів

Види і типи платежів

В системі користувач має можливість налаштовувати типи (“витрата” / “прихід”) і види платежів (наприклад, “страхова премія”) за допомогою призначених для користувача довідників, причому елементи довідника “Типи платежів” використовуються при заповненні елементами довідника “Види платежів”

Перелік можливих типів і видів платежів:

Загальні види платежів (при невизначеному типі)

• не оброблений – тільки що надійшли платежі, для яких ще не встановлено вид
• Нестраховий – дані про нестрахових платежів зберігаються в системі, але їх віднесення до будь-яких об’єктів Системи не виконується
• Сальдо – даний вид платежу може ставитися як до типу витрата, так і до типу прихід
• Помилкове надходження – для фіксації платежів, помилково сплачених клієнтами на рахунок компанії
• Курсова різниця – даний вид платежу може бути встановлений вручну для нульових платежів валютної виписки (може ставитися як до типу витрата, так і до типу прихід)

Види платежів для типу платежів “Прихід“

• Страхова премія – даний вид платежу може бути розподілений на один або кілька договорів страхування
• Перестрахова премія (прихід) – даний вид платежу може бути розподілений на один або кілька вхідних ковернот
• Регрес – платіж даного виду може бути розподілений на одне або кілька страхових справ
• Агентський – даний вид платежу призначається вручну при імпорті платежів, які є комісійною винагородою для самої страхової компанії за посередництво при продажу страхових продуктів (не розподіляють)
• Повернення (АВР) платежів компанії – повернення платежу Компанії з фінансової установи у зв’язку з невірно вказаними реквізитами або з інших причин (тобто повернення раніше сплачених Компанією коштів за актами виплати агентської винагороди)

Види платежів для типу платежів “Витрата“

• Страхова виплата – даний вид платежу може бути розподілений на один або кілька наказів на виплату
• Агентська комісія – даний вид платежу може бути розподілений на один або кілька актів виконаних робіт
• Послуги банку – даний вид платежу не розподіляється (формується при розподілі платежу)
• Перестрахова премія (витрата) – даний вид платежу може бути розподілений на один або кілька ковернот
• Компенсація страхової виплати – даний вид платежу може бути розподілений на один або кілька наказів на компенсацію
• Оплата медичних послуг – даний вид платежу може бути розподілений на один або кілька реєстрів за рахунком-фактурою ЛПУ
• Повернення страхової премії – цей вид платежу може бути розподілений на один або кілька договорів страхування (в разі розірвання договорів)
• Повернення переплаченої страхової премії компанії – даний вид платежу може бути розподілений на один або кілька договорів страхування в разі переплати по ньому страхової премії клієнтом (при розподілі при пошуку потрібного договору будуть знайдені договору, в яких є непогашені вимоги з негативним знаком)
• Виплата перестрахування – даний вид платежу не розподіляється (даним видом позначаються платежі вхідного перестрахування в ручному режимі)
• Страхова премія (витрата) – даний вид платежу не розподіляється (даним видом позначаються платежі зі страхування Компанією своїх ризиків)
• Виплата фін. ризики – даний вид платежу не розподіляється

Статуси платежів

Статуси платежів, розподілених вручну

• “не розподілений” – в даному статусі знаходяться тільки що надійшли платежі (платежі нового створеного взаємозаліку)
• “Розподілений” – в даний статус переходить платіж після того, як він був розподілений на один або кілька договорів страхування, і якщо сума платежу розподіляється повністю
• “Частково розподілений” – в даний статус переходить платіж після того, як він був розподілений з одним або декількома договорами страхування, і якщо сума платежу розподіляється частково
• “Імпортувався з помилкою” – в цьому статусі знаходяться платежі, при імпорті яких була допущена помилка (наприклад, в протоколі імпорту заповнені не всі дані по платежах)

Статуси платежів, розподілених автоматично

• “Ні” – в разі розподілу платежу вручну
• “Повний збіг” – в разі автоматичного прикріплення до договору в процесі завантаження виписки або при введенні договору, і якщо при цьому сума платежу повністю збіглася з сумою платежу за договором
• “Часткове збіг” – в разі не збіги суми автоматично розподіленого платежу з платежем за договором
• “Перевірено” – якщо для платежу, у якого було встановлено в поле “Автоматичний розподіл” значення часткового або повного розподілу була перевірена коректність розподілу і підтверджена натисканням кнопки “Перевірено” або були відкріплений розподілу цього платежу (або якщо для платежу, у якого було встановлено в поле “Автоматичний розподіл” значення “помилка” була натиснута кнопка “Перевірено” або такий платіж був розподілений в ручному режимі)

Установка виду платежу

Для установки виду платежу необхідно виконати наступні дії:

1. Перейти за посиланням в навігаційному меню “Фінанси” – “Платежі”
2. Вибрати зі списку платіж, який необхідно розподілити (докладніше про пошук платежів див. Пошук і перегляд платежів)
3. У функціональному меню сторінки перегляду детальної інформації про платіж натиснути кнопку “Вказати вид”, або ж на сторінці пошуку платежів в результуючому списку відзначити прапором платіж (платежі), вид якого слід визначити, і в функціональному меню натиснути також кнопку “Вказати вид”
4. У вікні “Зміна виду платежу” вказати вид платежу, вибравши значення зі списку (див. Рис.), Причому в випадаючому списку будуть представлені тільки активні і відповідають типу платежу види з довідника “Види платежів” (докладніше див. Розділ керівництва Довідники)
5. Натиснути кнопку “Застосувати”, для відміни – кнопку “Скасувати”

Після цього платежі, в залежності від виду, прив’язуються до будь-яких документів в системі, наприклад, платіж виду “Страхова премія” прив’язується до договорів страхування і т.д.

Облік утриманої комісії після розподілу платежу

При перегляді вже розподіленого (повністю або частково) платежу є можливість переглянути суму утриманого винагороди і при необхідності збільшити її (наприклад, для випадків, коли платіж був розподілений автоматично і без вказівки утримання).

Для перегляду інформації про утримання на сторінці перегляду платежу типу “Страхова премія” слід на вкладці “Загальні дані” в блоці розподілу платежу в колонці “Додатково” натиснути на піктограму “Утримання” .

При натисканні на піктограму з’являється спливаюче вікно з інформацією про утриманий винагороду. Значення в колонках “Фактично утримано” і “Комісія до оплати” доступні для редагування.

При збереженні зміненого розміру утримання виконується перевірка відповідно до існуючих правил.  Можливість змінити розмір утримання доступна тільки для прив’язок платежів, за якими ще не був сформований перелік на виплату КВ.

 

Виділення авансового платежу

Якщо при розподілі платежу типу “Прихід” і пройшов через банк або касу (в системі у таких платежів призначення починається з ознаки “01”, наприклад: “/ = 01 ~ Страховий платіж без ПДВ ~ bC-0263893 ~ 50 ~ 07.04.2010 ~ 1111111118 ~ Кортнєв Артем Іванович = /”) залишається залишок, то його можливо перевести в категорію авансових. Виконати це користувач може зі сторінки перегляду платежу в статусі “Частково розподілений” з типом “Прихід”.

На сторінці детального перегляду такого платежу відображається кнопка “Виділити аванс”. При натисканні цієї кнопки користувач перейде на сторінку редагування нового платежу, сума якого дорівнює всьому нерозподіленим залишком. Вид, тип, форма (створений в системі взаємозалік або імпортований платіж з банку) і призначення платежу авансового платежу копіюються з частково розподіленого (батьківського). Всі платежі, створені таким чином, будуть відзначені як “авансові”, тобто форма платежу – “Аванс” (в поле “Аванс” буде автоматично встановлено значення “так”).

В авансовому платежі додано обов’язкове поле “Власник авансу”, яке вказує контрагента, за яким аванс закріплений. Користувач має можливість змінити власника авансу. Для цього слід перейти в режим редагування платежу (в функціональному меню натиснути кнопку “Редагувати”), після натискання з’явилася кнопки “Змінити” в поле “Власник авансу” провести пошук іншого контрагента в БД контрагентів.

За замовчуванням при виділенні авансової частини з платежу виду “Страхова премія” в якості власника авансу підставляється:

• клієнт з договорів, на які платіж розподілений, за умови, що всі договори відносяться до одного клієнта
• агент, який є одержувачем комісійної винагороди, за умови, що клієнта визначити не вдалося, а агент є єдиним одержувачем комісійної винагороди за всіма договорами, на які базовий платіж розподілений

Авансові платежі, так само як і батьківські платежі, можливо далі розподіляти на об’єкти, які відповідають виду платежу. На формі пошуку платежів в фільтрі є критерій “Аванс” з опціями “все” / “та” / “ні”. При позначці опції “так” в результаті пошуку будуть відображені тільки авансові платежі.

Розподіл платежу

У разі, коли величина платежу, що надійшов відповідає розміру страхової премії, зазначеної в договорі за вирахуванням комісії банку, в системі передбачена можливість ручного розподілу платежу на два платежі: перший буде типу “прихід” (вихідний платіж), а другий – типу “витрата” ( що дорівнює значенню комісії).

Наприклад, в систему імпортований платіж за договором страхування ОСАЦВ, страхова премія за яким становить 372,52 грн. Поступив платіж за вирахуванням комісії банку становить 370,00 грн. Для повного розподілу даного платежу на договір страхування необхідно виконати поділ платежу, що надійшов.

 

Для поділу платежу необхідно виконати наступні дії:

Перейти за посиланням в навігаційному меню “Фінанси” – “Платежі” і вибрати зі списку платіж, який необхідно розділити

У функціональному меню сторінки перегляду інформації про платіж натиснути кнопку “Розділити платіж”

На сторінці “Поділ платежів – зазначення виду і суми виділень платежу” в блоці “Виділяється платіж” вказати тип платежу – “витрата”, вид платежу – “Послуги банку”, відокремлювану суму – розмір комісії

Натиснути кнопку “Застосувати”

Кнопка “Розділити платіж” доступна користувачам, яким призначено відповідні привілеї, в разі, якщо імпорт платежу пройшов без помилок, платіж не є взаємозаліком, у платежу вигляд не “курсова різниця” (вже раніше виділений платіж можна розділяти, але не можна розділити платіж з видом “курсова різниця”).

В поле “Сума залишку в поточному платежі” автоматично буде розраховано значення суми залишку (див. Рис.). Натиснути кнопку “Застосувати” для підтвердження типу, виду і суми виділяється платежу.

 

Скасування і видалення розподілу і розділення платежу

Видалити будь помилкове розподіл або розділення платежу має право Суперкористувач, користувачі з іншими ролями мають право в залежності від призначених їм привілеїв (суперкористувачем необхідні привілеї призначені за замовчуванням).

 

Для видалення розподілу платежу необхідно виконати наступні дії:

1. Перейти за посиланням в навігаційному меню “Фінанси” – “Платежі” і вибрати платіж, який був помилково розподілений
2. натиснути кнопку, розташовану в блоці “Розподіл платежу” навпроти відповідного платежу.

Крім видалення, можливо скасувати розподіл платежу, що призведе до формування розподілу з протилежним знаком на Суу розподілу, для якого виполммняется дана операція. Створене розподіл буде погашати ті ж вимоги в тих же сумах, але з протилежним знаком, що і розподіл, для якого виконується дана операція.

 

Для скасування розподілу платежу необхідно виконати наступні дії:

1. Перейти за посиланням в навігаційному меню “Фінанси” – “Платежі” і вибрати платіж, який був помилково розподілений
2. натиснути кнопку , розташовану в блоці “Розподіл платежу” навпроти відповідного платежу

При скасуванні розподілу платежу на договір, за яким сформовано перелік на виплату КВ в статусі “Черновик”, даний договір автоматично виключається з переліку. При цьому користувачу формується відповідне попередження:

 

Взаємозаліки

Додати взаємозалік мають право користувачі з ролями Суперкористувач, Фінансист, Фінансист ГО, а також користувачі, яким призначено необхідні привілеї (зазначеним ролям необхідні привілеї призначені за замовчуванням).

Для додавання взаємозаліку необхідно виконати наступні дії:

1. Перейти за посиланням в навігаційному меню “Фінанси” – “Платежі”
2. Натиснути в функціональному меню кнопку “Додати Взаємозалік”
3. Заповнити поля форми створення взаємозаліку (см. рис.). В поле “Підрозділ” автоматично встановлюється підрозділ користувача, що створює взаємозалік. Для зміни підрозділу слід натиснути кнопку “Змінити” і вибрати потрібний підрозділ
4. Підтвердити створення взаємозаліку, натиснувши кнопку “Зберегти”

Після збереження взаємозаліку автоматично відобразиться сторінка перегляду одного з платежів взаємозаліку (типу “прихід”). На даній сторінці відображаються дані платежу, а також кнопки, за допомогою яких можна виконати певні дії :

• після натискання кнопки “перейти” в поле “Зворотній платіж за взаємозаліком” здійснюється перехід на сторінку перегляду зворотного за взаємозаліком платежу (в даному випадку з платежу типу “прихід” на платіж типу “витрата”)
• після натискання в функціональному меню кнопки “Назад” здійснюється повернення на попередню сторінку
• після натискання кнопки “Вказати вид” можна змінити вид платежу
• після натискання кнопки “Редагувати” можна відредагувати платіж
• після натискання кнопки “Видалити” і підтвердження видалення у вікні (повторного натискання кнопки “Видалити”) платіж може бути видалений, причому при видаленні платежу буде також вилучений і його зворотний платіж за взаємозаліком

Повернення платежів

Якщо виникають платежі типу “прихід”, які є результатом повернення платежу з фінансової установи у зв’язку з невірно вказаними реквізитами або з інших причин (повернення раніше сплачених Компанією коштів за актами виплати агентської винагороди), то при обробці таких платежів для них користувачу необхідно встановити вид платежу “повернення (АВР) платежів компанії”.

Потім цей платіж може бути розподілений на акт виконаних робіт по виплатах агентської винагороди, причому виконати дане розподіл можливо на погашений або частково погашений акт виконаних робіт, тобто що знаходиться в статусі “Оплачено” або “На виплату” відповідно.

Акт виконаних робіт, для якого реєструється повернення коштів по його оплаті, автоматично змінить статус на “Повернуто з оплати” (див. Рис.). Дана зміна статусу відобразиться в історії змін статусів акту виконаних робіт (перегляд історії виконується після натискання кнопки “Історія” в поле “Статус” сторінки перегляду акту виконаних робіт, див. Рис.).

Користувачеві – ініціатору затвердження акта (значення поля акту “Довіритель”) і керівнику підрозділу, якому підпорядкований користувач, автоматично сформується повідомлення про цю подію в системі у вигляді інформаційного вікна з повідомленням, яке відобразиться при вході користувача в систему, або якщо користувач працює в системі , відразу буде направлено на електронну пошту користувача.

Для актів зі статусом “Повернуто з оплати” можлива зміна (редагування) способу оплати, номерів рахунків і МФО банку для оплати без відкликання акту. У разі необхідності внесення інших змін в акт користувачі, що працюють з цим актом, повинні скасувати (відкликати) даний акт після натискання в функціональному меню акту кнопки “Повернути з виплати” (для перекладу в статус “Чернетка”).

На акт виконаних робіт, на який повернутий платіж (прикріплений платіж типу “прихід”), можливо знову розподілити платіж типу “витрата”, тобто знову виплатити даними актом агентську винагороду. 

Користувач з роллю Суперкористувач має право видалити будь-який платіж системи (взаємозаліки, імпортовані в систему), користувачі з іншими ролями мають право редагувати платежі в залежності від призначених їм привілеїв (суперкористувачем необхідні привілеї призначені за замовчуванням) .Удаленіе платежів, які відносяться до закритого звітного періоду , є тільки привілейований користувач.

Для видалення платежу необхідно перейти за посиланням в навігаційному меню “Фінанси” – “Платежі”, вибрати його в списку, перейти на сторінку перегляду і в функціональному меню натиснути кнопку “Видалити”, у вікні підтвердження підтвердити видалення і натиснути кнопку “Зберегти”, для скасування – кнопку “Скасувати”. Всі вилучені платежі можна переглянути в журналі видалення (“Журнал удалений” — “Платежи”).

Може бути видалений як створений в системі взаємозалік, так і імпортований в систему платіж. При видаленні платежу також буде видалений його зворотний платіж за взаємозаліком.

 

Імпорт платежів

Інформація про платежі надходить в систему з файлів вивантаження, сформованих у вигляді XLS файлів

По кожній вивантаженні створюється протокол імпорту платежів

 

Створення протоколу імпорту платежів

Імпортувати файл вивантаження мають право користувачі з соответвуют привілеями.

Для імпортування платежів в систему ВО необхідно виконати:

Перейти за посиланням в навігаційному меню “Фінанси” – “Протоколи імпорту”

1. У функціональному меню сторінки “Список протоколів імпорту платежів” натиснути кнопку “Створити”
2. Вказати вид проткола, вибравши його у випадаючому списку поля “Вид протоколу” (див. мал.)
3. Вказати підрозділ. За замовчуванням буде задано підрозділ, до якого належить користувач, який створює протокол. Для зміни зазначеного за замовчуванням підрозділи слід натиснути в поле “Підрозділ” кнопку “Вибрати” і вказати підрозділ з філіальної мережі. Якщо в картці підрозділу вказано його код, то при імпорті платежу в поле “Підрозділ” буде автоматично підставлятися підрозділ по коду, вказаному в шаблоні “Файл користувача”. Якщо код підрозділи не буде вказано, то при імпорті буде зроблена спроба встановити підрозділ по МФО банку кореспондента. Якщо визначити підрозділ не вийде, то в поле “Підрозділ” платежу за замовчуванням буде підставлятися підрозділ, вказане при створенні протоколу імпорту платежів
4. Якщо файл імпорту платежів підготовлений, то потрібно вказати розміщення файлу імпорту платежів, натиснувши кнопку “Вибрати файл” (див. Рис.). Для створення нового файлу імпорту можна скористатися кнопкою “Шаблон”, розміщеної в правому верхньому куті форми створення протоколу імпорту платежів (дана кнопка відображається за умови, що в поле “Вид протоколу” встановлено значення “Файл користувача (* .xls)”, див. рис.). Детальніше опис заповнення шаблону файлу імпорту см. В розділі Види протоколів імпорту платежів. Після збереження заповненого шаблону (xls-файл) слід вказати його розміщення, натиснувши також кнопку “Вибрати файл”. Після завантаження ім’я файлу відобразиться в поле “Файл протоколу”

Після вибору файлу протоколу в функціональному меню натиснути кнопку “Обробити”. Кнопка “Скасувати” дозволяє повернутися на попередню сторінку без збереження змін.

При натисканні кнопки “Обробити” протокол зберігається в системі в статусі “Чекає обробки”. Обробка протоколів імпорту платежів виконується послідовно: якщо користувач завантажує файл з платежами, а в даний момент відбувається обробка іншого протоколу, даний протокол знаходиться в статусі “Чекає обробки” до тих пір, поки не буде оброблений попередній протокол. Потім запускається процедура обробки файлу. Сторінка динамічно оновлюється і відображає поточний статус обробки та зміни основних полів протоколу до тих пір, поки протокол не буде остаточно оброблений. Користувач має можливість покинути картку протоколу, а потім повернутися на неї в будь-який момент. Процедура обробки переводить протокол в статус «Опрацьовується», файл аналізується, створюються платежі, для них встановлюється тип, підрозділ і ідентифікатор. Якщо в ході транзакції відбувається помилка, всі платежі протоколу не зберігаються, а протокол переходить в статус «Помилковий».

Якщо в протоколі знайдені платежі з ідентифікаторами, процедура переводить протокол в статус “Прив’язка платежів” і здійснює прив’язку платежів до договорів та іншим об’єктам відповідно до типу і ідентифікатором платежу. Після закінчення прив’язки процедура переводить протокол в статус “Опрацьовано”. Прив’язка кожного конкретного платежу відбувається в окремій транзакції: якщо в процесі прив’язки чергового платежу виникає якась помилка, скасовуються зміни для даного конкретного платежу, і йому присвоюється статус автоматичного розподілу “Помилка”. Обробка наступних платежів йде в звичайному режимі. Кількість і відсоток платежів, оброблених в ході даної процедури, відображається і оновлюється на картці протоколу, що знаходиться в процесі обробки.

Всі операції по роботі з поточним протоколом записуються в окремий лог-файл, який доступний для перегляду зі сторінки протоколу імпорту платежів. Для перегляду історії зміни статусів слід натиснути кнопку “Історія” поруч з назвою статусу протоколу.

Для ведення обліку помилок при прив’язці на сторінці перегляду протоколу імпорту платежів відображається поле “Нерозподілені платежі:”, де відображається кількість платежів, за якими процедура прив’язки платежу була успішною. Інформація про помилку записується в файл з помилками, посилання на формування якого розміщена поруч. У файлі з помилками виводиться:

• номер платежу
• дата платежу
• сума платежу
• призначення платежу
• виділений ідентифікатор
• повідомлення про помилку при прив’язці

Користувач має можливість зупинити обробку протоколу імпорту платежів в статусах «Чекає обробки» і «Опрацьовується» (на етапі аналізу файлу і створення платежів) шляхом натискання кнопки “Зупинити”, при якому створення всіх уже розпізнаних платежів буде скасовано і протокол перейде в статус “Зупинено “. На етапі розподілу платежів зупинити процедуру розподілу можна шляхом натискання кнопки “Зупинити прив’язку платежів”.

Для розподілу інших платежів протоколу після зупинки слід натиснути кнопку “Відновити прив’язку платежів”. Натиснувши в функціональному меню кнопку “Переглянути платежі” можна переглянути інформацію про платежі з даного протоколу.

Під час процесу прив’язки платежів все платежі, які встигли рапределіться до закінчення процедури є неактивними (працювати не будуть без можливості переходу на картку платежу). Платежі залишаються неактивними аж до кінця розподілу. При зупинці прив’язки в ручному режимі (шляхом натискання кнопки “Зупинити прив’язку платежів”) всі платежі протоколу стають активними.

Протоколи імпорту платежів в статусах “Помилковий” і “Зупинено” можуть бути видалені користувачем або повторно запущені в обробку (кнопка “Обробити повторно”). При повторному запуску в обробку протокол перекладається в статус “Очікує обробки” і обробляється процедурою обробки протоколів імпорту платежів як новий. Лог з результатами першої обробки доступний для перегляду так само як і новий лог.

Якщо помилка виникає в процесі автоматичного розподілу платежу на договір або інший об’єкт (платіж набуває статус автоматичного розподілу “Помилка”), текст з повідомленням про помилку додається коментарем до платежу. Якщо в протоколі є хоча б один платіж зі статусом автоматичного розподілу “Помилка”, то на сторінці перегляду протоколу імпорту платежів відображається посилання переходу на список таких платежів.

Після того як протокол імпорту буде сформований, можна переглянути інформацію про платежі з даного протоколу, натиснувши в функціональному меню кнопку “Переглянути платежі”.

Імпортований платіж можна редагувати

Після успішного здійснення імпорту платежів відбувається автоматичний розподіл платежів (прив’язка платежів до договорів).

При завантаженні даних з банківської виписки в блок “Кореспондент” платежу потрапляють дані:

для прибуткових платежів завантажуються дані про платника

для витратних платежів завантажуються дані про одержувача

Пошук і перегляд протоколів імпорту платежів

Переглянути будь-який протокол імпорту платежів має право Суперкористувач, користувачі з іншими ролями мають право на перегляд протоколів, в залежності від призначених їм привілеями (суперкористувачем необхідні привілеї призначені за замовчуванням).

Для перегляду протоколу імпорту платежів слід перейти в навігаційному меню по посиланню “Фінанси” – “Протоколи імпорту” і вибрати в списку потрібний протокол натисканням на одне з його значень (номер, вид, підрозділ), після чого відбудеться перехід на сторінку детального перегляду протоколу.

Для прискорення пошуку протоколу імпорту платежів можна створити фільтр, в якому слід заповнити наступні поля (див. Рис.):

• Підрозділ – якщо слід шукати в усіх підрозділах, то повинна бути вибрано пункт “Всі”, якщо слід шукати в конкретному підрозділу, то треба відзначити опцію “Вибрати підрозділ” і потім після натискання кнопки “Вибрати” вибрати підрозділ з мережі продажів; якщо слід шукати не тільки по обраному підрозділу, але і по нижчестоящим, то слід встановити прапор в поле “шукати в нижчестоящих підрозділах”
• Вид протоколу – Виберіть зі списку
• Дата імпорту – можна задати період часу, протягом якого був виконаний імпорт

Після заповнення полів фільтра слід натиснути кнопку “Пошук”, після чого відобразиться список протоколів імпорту, дані яких задовольняють заданим критеріям.

Видалити будь-який протокол імпорту платежів має право Суперкористувач, користувачі з іншими ролями мають право на видалення протоколів, в залежності від призначених їм привілеями (суперкористувачем необхідні привілеї призначені за замовчуванням).

 

Для видалення протоколу імпорту платежів необхідно виконати:

1. Перейти за посиланням в навігаційному меню “Фінанси” – “Протоколи імпорту”
2. Вибрати зі списку протокол імпорту платежів, який необхідно видалити
3. .У функціональному меню сторінки перегляду інформації про платіж натиснути кнопку “Видалити”
4. Підтвердити видалення протоколу, натиснувши кнопку “Видалити”, після цього обраний протокол імпорту разом з платежами буде видалений

Автоматична розшифровка і прив’язка платежів до договорів і підрозділам на етапі імпорту виписки платежів

При імпорті платежу з файлу вивантаження системою автоматично проводиться спроба автоматичної прив’язки платежу до страхового договору. Для виконання даного завдання система спочатку намагається визначити тип платежу, і якщо з’ясовується, що тип – “страхова премія”, то далі система намагається визначити підрозділ, до якого належить платіж, а також номер договору, на який платіж повинен бути розподілений. Після визначення системою номер договору зберігається в окремому полі платежу “Ідентифікатор об’єкта”.

Якщо при імпорті в систему платежу договір, на який платіж повинен бути розподілений, ще не введений в систему, то розподіл буде автоматично виконано в момент введення договору в систему і переходу в статус “Укладено”.

Пошук договору, визначення підрозділу платежу, прив’язка платежу до договору

Пошук відбувається згідно довіднику «Правила розпізнавання призначень платежів», елементи якого настроюються для пошуку відповідного договору у призначенні платежу.

Після того, як визначено номер договору в призначенні платежу, він записується в поле платежу “Ідентифікатор об’єкта”, після чого виконується пошук даного договору серед існуючих в базі договорів:

• Якщо пошук договору успішний, то підрозділом платежу встановлюється підрозділ укладення знайденого договору, і виконується прив’язка платежу до договору.

Автоматична прив’язка платежів до страхових виплат

При імпорті платежу з файлу вивантаження системою автоматично проводиться спроба автоматичної прив’язки платежу виду “страхова виплата” до наказу на виплату страхового відшкодування.

Розподілений платіж може бути на накази на виплату в станах “Очікується” або “Простроч” для страхових актів у статусі “На виплату”.

За призначенням платежу система намагається визначити вид платежу, і якщо з’ясовується, що вид – “страхова виплата”, і в призначенні платежу вказано номер наказу в належному стані (див. Нижче приклад виду призначення платежу), то система виконує прив’язку даного платежу до цього наказу  на виплату страхового відшкодування. Після автоматичного розподілу номер наказу зберігається в окремому полі платежу “Ідентифікатор об’єкта”.

 

Автоматична прив’язка платежів до договорів при введенні договору

Якщо в систему прийшов платіж за договором, який ще не був введений, то платіж непорочно збережені приєднання. Пізніше, при введенні договору в систему і переході договору в статус “Укладено” КСАСК автоматично здійснює пошук платежів виду “Страхова премія”, які не прив’язані до договорів, і у яких “Ідентифікатор об’єкта” 

 

Формування нарахувань і вимог щодо подій

Метою обліку нарахувань і вимог є фіксація руху фінансових коштів для подальшого формування різних фінансових звітів.

Облік нарахувань та вимог ведеться відповідно в подмодулей нарахування та вимоги модуля “Фінанси”.

Нарахування – це електронний документ, що являє собою суму фінансових коштів (дохід або витрата), що виник і зареєстрований впевний фінансовий період згідно з правилами фінансового обліку (докладніше про нарахування см. розділ нарахування). Всі нарахування “закриваються” вимогами.

Вимога – це електронний документ, який представляє в системі суму заборгованості або перед компанією, або самої компанії по нарахуваннях (докладніше про вимоги см. вимоги).

Квітування – операція звільнення від взаємної заборгованості (заборгованість визначається вимогою), тобто взаємозалік вимог

 

Реєстрація договору страхування

Нарахування за страхової премії (СП) для однорічного договору

При укладанні договору створюється одне нарахування. Сума нарахування дорівнює сумі страхової премії за договором. Дата початку періоду нарахування дорівнює датою початку дії умов страхування за договором, дата закінчення дорівнює датою закінчення дії умов страхування.

Дата події для нарахування дорівнює датою початку періоду нарахування. Базовою датою для визначення звітної дати є дата початку періоду нарахування (в даному випадку, дата початку дії умов страхування).

Вимоги для нарахування створюються за кількістю етапів оплати (одноразова оплата – 1 вимога, 3 етапу оплати – 3 вимоги і т. Д.). Кінцева дата погашення для вимоги дорівнює кінцеву дату оплати етапу з графіка платежів, з яким пов’язано вимога. Сума вимоги дорівнює сумі з відповідного етапу оплати. Базовою датою для визначення звітної дати вимоги є кінцева дата погашення вимоги.

   

Нарахування за страхової премії (СП) для багаторічного договору

Для багаторічних договорів страхування нарахування по СП формуються окремо на кожен річний період. Період останнього нарахування може бути менше року в разі, якщо період дії умов страхування не кратний році (наприклад, період умов страхування дорівнює 2 роки і 6 міс., Період останнього нарахування буде дорівнює 6 міс.).

 

Алгоритм визначення кількості річних періодів в договорі страхування

Кількість нарахувань по СП дорівнює кількості річних періодів.

 

Алгоритм визначення страхової премії за період

 

За наведеним алгоритмом отримуємо колекцію сум СП за періодами умов страхування об’єктів. Якщо кількість періодів з отриманої колекції дорівнює кількості річних періодів (а значить і кількості нарахувань по СП), то сума нарахування по СП встановлюється рівною сумі з відповідного річного періоду колекції (за номером періоду, для 1-го річного нарахування встановлюється рівною сумі за 1 й період з колекції і т. д.).

У загальному випадку кількість нарахувань і кількість періодів в колекції має збігатися і періоди нарахувань по СП повинні збігатися з періодами з колекції. Якщо з якоїсь причини кількість нарахувань по СП не збігається з кількістю періодів з колекції, то сума нарахувань по СП визначається за іншим алгоритмом: загальна сума за договором ділиться на кількість річних періодів, отримана сума і встановлюється в якості суми річного нарахування СП.

У будь-якому випадку для останнього нарахування по СП за останній період сума встановлюється як загальна сума за договором за вирахуванням сум всіх попередніх нарахувань по СП.

Дата початку періоду нарахування по СП визначається як дата початку періоду умов страхування за договором, до якої додається певна кількість років, виходячи з номера річного періоду (для нарахування за 1-й період, дата початку періоду нарахування дорівнює датою початку періоду умов страхування за договором, для нарахування за 2-й річний період до дати початку періоду умов страхування за договором додається 1 рік, для нарахування за 3-й період до дати початку періоду умов страхування за договором додається 2 роки і т. д.). Для визначення дати закінчення періоду нарахування до дати початку періоду нарахування додається 1 рік. Дата закінчення періоду нарахування для останнього річного періоду завжди встановлюється рівною датою закінчення періоду умов страхування за договором.

Дата події для нарахувань по СП багаторічного договору встановлюється як дата початку періоду нарахування.

Базовою датою для визначення звітної дати нарахування є дата початку періоду нарахування по СП.

Формування вимог по СП для багаторічних договорів:

Залежно від того, який у договорі страхування графік оплати, можливо кілька варіантів створення вимог для нарахувань по СП. Вимоги створюються виходячи з графіка оплати.

Для кожного етапу оплати виконуються наступні дії:

а) визначається сума по етапу оплати, на яку ще не створені вимоги (якщо з етапом оплати не пов’язане ще жодна вимога, то сума буде дорівнює всій сумі по етапу оплати). Якщо отримана сума дорівнює 0, то береться наступний етап;

б) визначається сума по нарахуванню, на яку ще не створені вимоги (якщо з нарахуванням ще не пов’язано ні одна вимога, то сума буде дорівнює всій сумі нарахування). Якщо отримана сума дорівнює 0, то береться наступне нарахування;

в) якщо отримана сума по нарахуванню більше або дорівнює отриманої суми по етапу оплати, то створюється вимога на отриману суму етапу оплати і зв’язується з даним нарахуванням і етапом оплати, повторюються операції а), б), в) або г);

г) якщо отримана сума по нарахуванню менше, ніж отримана сума по етапу оплати, то створюється вимога на отриману суму по нарахуванню та зв’язується з даним нарахуванням і етапом оплати, повторюються операції а), б), в) або г).

В результаті виконання операцій, зазначених вище, створюються вимоги для нарахувань по СП, зв’язуються з нарахуваннями та етапами оплати. При цьому вимоги по СП, пов’язані з одним і тим же етапом оплати, можуть відноситься до різних річним нарахуваннями по СП

Кінцева дата погашення для вимоги дорівнює датою оплати етапу з графіка платежів, з яким пов’язано вимога. Базовою датою для визначення звітної дати вимоги є кінцева дата погашення платежу з відповідного етапу оплати.

Нарахування по АВ

При укладанні договору створюються нарахування по АВ тільки з технічними вимогами. Кількість нарахувань по АВ залежить від кількості одержувачів АВ і вимог по СП (кількість вимог по СП для однорічного договору дорівнює кількості етапів оплати). Для кожного одержувача АВ щодо кожної вимоги по СП створюється окреме нарахування по АВ з технічною вимогою.

Сума нарахування по АВ визначається як розмір АВ у відсотках, помножений на суму з вимоги по СП і розділений на 100%.

Період нарахування по АВ дорівнює періоду того нарахування по СП даного договору, до якого належить вимога по СП, на підставі якого створюється нарахування по АВ (при укладенні однорічного договору це період дії умов страхування за договором).

Дата події дорівнює датою події з того нарахування по СП, до якого належить вимога по СП, на підставі якого створюється нарахування по АВ (для однорічного договору дорівнює датою початку дії договору). Звітна дата також дорівнює звітної дати того ж нарахування по СП (для однорічного договору базова дата – початок дії умов страхування за договором).

Кінцева дата погашення для всіх вимог по АВ дорівнює датою закінчення дії договору + 1096 днів. Базова дата для визначення звітної дати вимоги – кінцева дата погашення вимоги.

Всі створені нарахування будуть актуальними.

Створення нарахувань по АВ для багаторічних договорів страхування повністю ідентично.

Погашення премії

Вимога по премії може бути погашено платежем або іншим вимогою.

При погашенні премії технічні фінанси по АВ списуються на суму, пропорційну сумі погашення, і створюються поточні фінанси по АВ на таку ж суму.

Скасування погашення

Алгоритм формування фінансів по СП

При видаленні розподілу платежу на договір (хрестиком) погашення платежами віддаляється з вимоги по СП.

При скасування розподілу платежу на договір (стрілочкою) створюється списувати і відновлює нарахування по СП з типом події “відв’язування платежу”.

Переоформлення договору

Переоформлення договору з частковою оплатою етапу:

При переоформленні (створення дублікатів) з частковою оплатою етапів в оригінальному договорі створюються видаткові нарахування, вимоги за якими:

• для повністю оплачених етапів оплати Квіт з відповідними вимогами в переоформленні договору
• для неоплачених етапів – квити з відповідними вимогами в оригінальному договорі
• для частково оплачених етапів – спочатку повністю погашається відповідна вимога в оригінальному договорі, а залишок – погашає відповідну вимогу в переоформленні договору

Анулювання договору

Аннулирование договора, которое приводит к изменению финансовой информации, происходит в случае создания дубликата или при переоформлении. Оригинальный договор в данной ситуации становится аннулированным.

После создания дубликата и при переоформлении создаются начисления на отрицательную сумму к последним актуальным начислениям по СП. Требования в созданных начислениях квитуются в первую очередь с непогашенной частью требований в начислениях по оригинальному договору, а потом с непогашенной частью требований в начислениях в переоформленном договоре. Технические (синие) начисления по АВ списываются.

Описание формирования финансов по СП при переоформлении договора или оформлении дубликата см. в разделе “Переоформление договора”.

 

Відновлення анульованого договору

Відновлення анульованого договору відбувається в разі видалення з системи дубліката або переоформленого договору. У даній ситуації оригінальний договір відновлюється і відповідно відновлюється фінансова інформація по ньому. Створюється відновлює нарахування по СП на позитивну суму, що дорівнює сумі актуальних нарахувань по СП. При видаленні дубліката або переоформленого договору у відкритому звітному періоді нарахування по СП і АВ в ньому втечуть. Відповідно вимога в списується нарахуванні, створеному при анулюванні договору, расквітовуется і сквітовивается з вимогою відновлює нарахування. Створюється відновлює технічне нарахування по АВ на суму не заробленої КВ.

Розірвання з поверненням на інший договір

Алгоритм формування фінансів по СП

При підтвердженні розірвання, у якого зареєстрований один або кілька блоків зі способами повернення «Зарахування на інший договір», для кожного блоку в автоматичному режимі виконується квітування вимоги щодо повернення страхової премії з розірваного договору з вимогами по оплаті страхової премії в договорі, на який виконується зарахування суми повернення. Квітування виконується послідовно в межах сум повернення з розривають договори страхування і сум боргу по оплаті в договорі, на який виконується зарахування суми повернення. Спочатку Квіт вимоги з найменшою звітною датою з розірваного договору і вимоги з найменшим строком оплати з актуальних етапах оплати в договорі, на який виконується зарахування суми повернення.

Скасування розірвання

Формування фінансів по СП при скасуванні розірвання, яке виконувалося з поверненням на інший договір.

При скасуванні розірвання, яке виконувалося з поверненням на інший договір, формування фінансів здійснюється за нижче описаним правилами:

1. Порядок скасування погашення одного договору поверненням страхової премії за іншим договором залежить від звітного періоду, до якого відноситься запит на розірвання, який скасовується. Запит на розірвання відноситься до закритого звітного періоду якщо дата підтвердження запиту про розірвання (дата зміни статусу запиту на розірвання в значення “Підтверджено”) потрапляє в закритий звітний період. Відповідно запит на розірвання відноситься до відкритого звітного періоду якщо дата підтвердження запиту про розірвання потрапляє у відкритий звітний період.
2. При скасуванні розірвання на вимогу, потрапляє у відкритий звітний період, автоматично скасовується квітування (відбувається расквітовка) між фінансами з розірваного договору і фінансами за договорами, які були погашені за рахунок повернення; формуються фінанси за договором, для якого скасовується розірвання, на відновлення сторнованих (списаних) раніше фінансів і виконується їх квітування.
3. При скасуванні розірвання на вимогу потрапляє в закритий звітний період:

• формуються фінанси за договором, для якого скасовується розірвання, на відновлення сторнованих (списаних) раніше фінансів і виконується їх квітування;
• за договорами, які були погашені за рахунок повернення з іншого договору, формуються фінанси для нарахувань, які були погашені за рахунок повернення страхової премії;
• проводиться квітування фінансів за договором, для якого скасовується розірвання, з фінансами за договорами, які були погашені за рахунок повернення;
• виконується квітування фінансів в договорах, які були погашені за рахунок повернення з договору, за яким скасовується розірвання.

Позначка договору видаленим

При позначці видаленим договору, включеного в АВР, створюються поточні фінанси на повернення (сума, яку повинен повернути одержувач КВ).

При позначці договору видаленим технічні фінанси по АВ, якщо вони не погашені на момент видалення:

• списуються, якщо вони знаходяться в закритому звітному періоді;
• видаляються, якщо вони знаходяться у відкритому звітному періоді.

Видалення договору

Видалення договору у відкритому звітному періоді

При повному видаленні або позначці договору як видалений у відкритому звітному періоді, все нарахування і вимоги за даним договором видаляються, крім погашених нарахувань по СП (такі нарахування по СП залишаються) і пов’язаних з ними нарахувань по АВ (нарахування по АВ в такій ситуації списуються, а не видаляються).

Ситуація можлива, якщо списували взаємозаліком  і прикріплено дві оплати з + і -.

Як приклад:

Ситуація 1. Створено однорічний договір у відкритому звітному періоді, розмір СП 1000 грн, 1 етап оплати в графіку. Договір видаляється. Після видалення або позначки про видалення все нарахування по СП і АВ будуть видалені.

Ситуація 2. Створено однорічний договір у відкритому звітному періоді, розмір СП 1000 грн, 1 етап оплати в графіку, 1 одержувач КВ 10%. Договір повністю оплачується платежем. Формується перелік на виплату КВ. Після формування переліку платіж відкріплюється (стрілочкою). Договір позначається як видалений. Нарахування по СП не видаляються, створюється списувати нарахування на суму непогашеної частини. Нарахування по АВ списуються подібним чином.

 

Видалення договору в закритому звітному періоді

При видаленні договору або позначці договору як увійти на сайт закритому звітному періоді нарахування по СП і АВ не видаляються, а списуються. Створюються нарахування на негативну суму до існуючих і їх вимоги сквітовиваются між собою.

 

Передача АВР на оплату

Алгоритм формування фінансів по АВ:

• Створюються нарахування та вимоги для списання існуючих вимог до стану ” Поточне ” (по відповідним одержувачам і етапам оплати), створюються нові вимоги на цю ж суму зі станом ” На оплату ”
• При передачі на оплату АВР при наявності нарахувань на утриману АВ створюється поточний нарахування на списання і нарахування на оплату для погашення.

 

Повернення АВР з оплати

Алгоритм формування фінансів по АВ

Создаютя нарахування та вимоги для списання існуючих вимог до стану ” На оплату ”, створюються нові вимоги на цю ж суму зі станом ” Поточне ”.

 

Правила квітування фінансів (створених та існуючих)

Вимоги, створені для списання існуючих в стані ” На оплату ”, Квітуються з ними на повну суму

При поверненні АВР з оплати (при наявності утримання) формуються:

1. Нарахування на оплату для списання нарахування, створеного при передачі АВР на оплату.

2. Нарахування поточний, відновлює АВ контрагента, для включення в наступний АВР.

3. Нарахування на оплату на утриману АВ (якщо було утримання)

 

1. Нарахування на оплату для списання нарахування, створеного при передачі АВР на оплату.

 Сума нарахування дорівнює повній сумі АВ контрагента, включеного в АВР, який відгукується з оплати. Дане нарахування Квіт з нарахуванням з п. 3 і з нарахуванням на оплату, створеним при передачі АВР на оплату.

2. Нарахування поточний, відновлює АВ контрагента, для включення в наступний АВР.

Після повернення АВР з оплати, дане нарахування ще знаходиться в чернетці АВР, а отже в його характеристиках нарахування присутній характеристика “Номер АВР”. Отже в інший АВР дане нарахування зможе потрапити тільки після розформування даного АВР / видалення даного договору з АВР – і видалення (в характеристиках нарахування) характеристики “номер АВР”.

Сума нарахування буде дорівнює повній сумі АВ контрагента, включеного в АВР, який відгукується з оплати;

Дане нарахування Квіт з нарахуванням з п. 4, а також може бути сквітованних з поточними нарахуваннями по даному етапу і одержувачу і типу АВ, які ще не включені в АВР після виключення з вихідного АВР.

 3. Нарахування на оплату на утриману АВ (якщо було утримання)

Сума нарахування дорівнює повній сумі утриманого АВ. Квіт з п. 1.

 4. Нарахування поточний на утриману АВ (якщо було утримання)

Сума нарахування дорівнює повній сумі утриманого АВ. Квіт з п. 2.

Квітовать поточні нарахування по АВ можна тільки в разі, коли вони не включені в один з АВР.

Фінанси по агентській винагороді

При реєстрації договору створюються нарахування та вимоги по АВ. Кожному нарахуванню відповідає 1 вимога на таку ж суму.

Вимоги, страхова премія за яким не погашена платежем, знаходяться в стані ” Технічне ”. Такі вимоги не можуть бути підставою для формування переліку договорів на виплату КВ та акту виконаних робіт. При погашенні страхової премії списуються вимоги в стані ” Технічне ” на суму погашення і створюються нові нарахування та вимоги в стані ” Поточне ” на цю ж суму. Вимоги в стані ” Поточне ” є основою для формування переліку договорів на виплату КВ та акту виконаних робіт. При передачі акту виконаних робіт на виплату списуються нарахування та вимоги в стані ” Поточне ” і створюються нові нарахування та вимоги в стані ” На оплату ”.

Звітна дата нарахування за агентською винагороди завжди визначається на підставі дати події в цьому ж нарахуванні. Якщо дата події знаходиться у відкритому звітному періоді, то звітна дата дорівнює датою події. Якщо дата події знаходиться в закритому звітному періоді, то звітна дата визначається як дата, наступна за датою закриття останнього звітного періоду. Це правило визначення дати застосовується у всіх ситуаціях формування фінансів по агентської винагороди.

 

Реестри на оплату

Пункт меню «Реєстри на оплату» знаходиться в модулі “Фінанси” і призначений для формування реєстру на оплату для банківських установ (на даний момент реалізований реєстр на оплату для Приватбанку).  Даний реєстр можна використовувати в відділеннях Приватбанку для оплати страхових платежів.

Створення реєстру на оплату:

Створення нового реєстру здійснюється при натисканні в функціональному меню кнопки “Створити” При створенні нового реєстру користувач повинен вказати:

– Звітний період – дата оплати етапу в договорі

– Банк – на поточний момент можна задати тільки Приватбанк

– Продукт

– Підрозділ: Все або вибір конкретного підрозділу.

Після натискання на кнопку “Сформувати” буде сформований список договорів, відповідає зазначеним параметрам. Видалити договір з реєстру можна після натискання на хрестик навпроти рядка з договором.

 

У сформованому реєстрі на вкладці “Дані реєстру на виплату” відображаються поля:

– Номер – номер реєстру в форматі PB / <дата формування> / <порядковий номер> (префікс PB позначає, що даний реєстр призначений для Приватбанку).

– Дата створення

– Творець РЕСТРА

– Звітний період

– Банк

– Продукт

– Підрозділ

 

На вкладці “Договори” відображаються поля:

– Номер договору;

– Дата укладення договору

– Підрозділ укладення;

– Страхувальник;

– Сума етапів оплати.